Faptul că am intrat deja în a noua lună de pandemie face deja ca schimbările de comportament pe care le consideram temporare și ciudate prin martie să ne intre deja în obișnuință și să ne remodeleze modul în care ne privim munca. Și socializarea. Și evenimentele.

Pe de-o parte, evenimentele nu s-au mai putut ține. Adunările pe care ni le treceam, periodic, în calendar au fost interzise inițial de lege, și apoi de bunul simț. Asta ne-a făcut, brusc, să ne punem întrebări și să analizăm câte dintre ele ar fi putut fi un e-mail. Sau o convorbire telefonică.

Presiunea financiară enormă asupra companiilor și departamentelor de HR în special le-a făcut să regândească strategiile de team building. Și să creeze unele noi de team retaining. Pentru mulți, asta a însemnat trecerea imediată a bugetelor alocate pentru evenimente interne la capitolul savings și apoi la capitolul salarii. Ca să ai team building, trebuie să te asiguri mai întâi că ai, în continuare, team.

La fel s-a întâmplat și cu evenimentele externe – puțin din bugetele alocate inițial acestora s-au regăsit în variantele lor online, organizate cu mult curaj în ultimele luni.

Ce ne-a lipsit în această nouă paradigmă? În primul rând socializarea. Gestul de a vedea și a fi văzut pe unde se întâlnește lumea de business în marile orașe. În al doilea rând decuplarea fermă de sarcinile de birou și concentrarea asupra unor idei noi, a unor oameni noi etc. În al treilea rând interacțiunea.

Dar primul aspect e, mai degrabă, narcisist. Ține mai mult de ego decât de latura profesională. Al doilea poate fi replicat și acasă, în fața computerului, cu o ușă închisă și un telefon pe silent. Al treilea era, oricum, de mulți ani, virat puternic spre online. Îmi amintesc și acum o vedetă TV invitată la unul dintre evenimentele Evensys care spunea că se resemnase cu ideea că la Cristi la evenimente toată lumea stă cu nasul în telefon și nimeni nu se uită la ea când vorbește. Și că asta nu e ceva neapărat rău.

Pentru justificarea bugetelor alocate evenimentelor, ne-au mai lipsit posibilitatea de a face un headcount în timp real – nu râdeți, mulți dintre clienți întreabă ”și câți participă” ca să decidă dacă e OK sau nu să ia un pachet de sponsorizare – și multe dintre opțiunile de promovare la fața locului, și glamour-ul locațiilor și emoția scenei.

Ce a apărut nou în această paradigmă? Presiunea pe calitate, pe timp și pe bani. Fără elementele de formă, foarte importante pentru evenimente, tot ce a rămas a fost conținutul. Speakerii. Subiectele. Dezbaterile. Pentru cine voia un calcul precis al audiențelor la un eveniment, numărul de ochișori și numărul de like-uri și comment-uri în timp real a fost edificator. Pentru cine voia săli pline cărora să le facă prezentări de vânzări, a fost dezamăgitor. Pentru cine avea speakeri buni, capabili să învețe repede cum să se prezinte în fața unei camere de laptop, a fost o revelație. În mediul online, publicul a venit la timp la evenimente, dar a și plecat repede dacă speakerii n-au livrat. Iar odată plecat, greu – dacă – a mai revenit. De aici, presiunea pe calitate, mult mai mare decât în cazul evenimentelor offline.

Presiunea pe timp a apărut și ea rapid. Odată platformele instalate sau aplicațiile învățate, evenimente online au fost din abundență. Pentru unele am deschis computerele din obișnuință, pentru altele din curiozitate, toate au cerut timp din timpul nostru, asta pe când și clienții cereau timp, și angajații, și furnizorii, și familia. Multe dintre discuțiile care puteau avea loc sincronizat au trebuit să fie programate consecutiv și așa am ajuns să lucrăm 10-12 ore pe zi din nou, ca în vremurile bune. Unde mai pui, peste asta, și presiunea și intensitatea discuțiilor, căci într-o situație anormală ca aceasta nu te aștepți ca în call-urile cu clienții să discuți despre vreme sau vacanțe, ci despre crize care trebuie rezolvate, eventual pe loc.

În fine, presiunea pe bani a lovit organizatorii de evenimente din ambele părți. Dinspre clienți, bugetele au fost reduse sau înghețate, sau redirecționate. A apărut și nesiguranța cu privire la eficiența evenimentelor online, cel puțin într-o primă instanță, iar în a doua instanță a apărut suprasaturarea cu evenimente online. Mai ales că unele semănau prea bine cu call-urile interne zilnice.

Dinspre public, a fost resuscitată ideea aceea că orice e online, e gratis. E ideea care a dat lovituri peste lovituri print-ului, care nu lasă jurnalismul de calitate să ajungă la niște venituri decente, după cum ar merita, care suspectează și penalizează din start orice demers online de conținut. ”Să zică mersi că m-am logat”…

Toate acestea vor continua să fie valabile și în următoarele luni. Și vor face din organizarea de evenimente – online – un sport extrem, rezervat celor puțini și curajoși. Și capabili să-și trieze speakerii în așa fel încât aceștia să poată să țină computerele logate și pe oameni în fața ecranelor. E o misiune grea.

Și apoi sunt evenimentele offline…

Cele care se vor mai putea ține, cât se vor mai putea ține, în condițiile în care suntem un popor care ”știe mai bine” și pentru care respectarea unei etichete sociale contravine ideii de a se simți bine.

Avem deja exemple răsunătoare de ”așa nu” pentru reuniunile offline din această perioadă. Și totuși, ce putem face?

În primul rând, ar trebui să ne gândim de șapte ori dacă organizarea unui eveniment offline este absolut necesară și dacă da, ce urmărim să obținem în urma evenimentului.

În al doilea rând, trebuie să ne fie clar că nu putem trata un grup de 20… 50… cu atât mai puțin 200 de oameni ca pe o clasă de școlari cu care să putem face instrucție tot timpul.. ”stați la doi metri unii de alții”, ”țineți masca pe gură și pe nas”, ”nu dați mâna cu oamenii cu care vă cunoașteți”, ”nu vă așezați mai mult de doi la masă”, ”ieșiți afară dacă vreți să dați masca jos ca să mâncați”. E ridicol. Dar, judecând după lecțiile pe care ni le-au dat evenimentele recente, asta ar trebui/ ar fi trebuit să se facă.

Și atunci, soluția potențială ar fi spargerea unui eveniment în mai multe evenimente mai mici, succesive.

Repetarea regulilor de distanțare socială la începutul evenimentului, așa cum făceau stewardesele în avion la începutul fiecărei curse, e mai mult decât utilă, e necesară. Repetarea lor pe mici panouri presărate peste tot la locul evenimentului se cere și ea. Nu suntem, încă, obișnuiți să ne ocolim unii pe alții și nici să discutăm tete-a-tete, dar de la distanță. Suntem neam latin, asta e, o să treacă ceva timp până învățăm. Dar trebuie să învățăm.

Prevenirea invitaților asupra ”regulilor jocului” încă de la faza invitației, e și ea necesară. Sigur, asta îi poate face pe unii să decidă că nu mai vor să vină, dar nu putem decât spera că ei voiau să vină la evenimentul nostru pentru conținut și nu pentru distracție.

Oferirea echipamentelor de protecție de bază – mănuși, mască, dezinfectant – la fața locului pentru toți participanții, de la invitați la barmani, chelneri, gazde, personal tehnic.

Organizarea set up-ului de eveniment astfel încât să încurajeze formarea de grupuri mici, de doi- trei oameni. Prin mobilier, prin paravane sau despărțitoare, prin manechine sau totemuri. Idei sunt destule.

Servirea folosind, pe cât posibil, tacâmuri și veselă ambalate individual și de unică folosință Nu sună deloc vesel pentru salvarea planetei, dar există deja și veselă eco dacă ne străduim puțin să o găsim, iar alternativa este dătătoare de fiori. Vă spun un singur cuvânt și vă prindeți voi de restul… ”lingurița”.

Verificarea stării, igienei și echipării toaletelor – acesta, cred că va fi un punct important, nu râdeți, în alegerea locurilor pentru evenimente. Lucruri pe care le luam în trecut ”de bune” au urcat mult pe lista de priorități. Igiena în toalete, la bucătărie, în tot procesul de servire este esențială și trebuie să fie asigurată în noile condiții de toți furnizorii care își doresc în continuare business.

Parcările sau asigurarea transportului individual – un aspect foarte important, de asemenea, câtă vreme mijloacele de transport în comun sunt… în comun. Chiar dacă evenimentul per se este impecabil, dacă drumul către el expune oamenii la un risc inutil…

Sunt, cu siguranță, încă multe lucruri pe care încă le mai învățăm. Sunt lucruri de care, poate, va fi nevoie să uităm o vreme, dacă numărul de cazuri noi continuă să crească și intrăm într-un nou lockdown. Sunt lucruri pe care nu le-aș fi scris dacă nu aș fi avut această senzație că asta ne va fi noua realitate pentru o perioadă de timp destul de consistentă de acum înainte. Nu sunt comode, nu sunt plăcute, dau perspectiva unor evenimente costisitoare în condițiile în care nesiguranța financiară crește de la o zi la alta. Dar asta este situația și a o nega nu ne ajută cu nimic. După cum a nega pandemia nu ne ajută cu nimic.

Orice criză e o oportunitate. Orice criză ne obligă să ne gândim mai mult. Orice criză ne dă câte un șut în fund… sau mai multe. Și orice șut în fund e un pas înainte.

Articol scris de Sorana Savu, Senior Partner la Premium Communication, un profesionist recunoscut în comunicare și relații publice, cu o experiență de peste 20 de ani în domeniu.